Nachdem Sie nun die notwendigen Apps zur Verwendung von “DATEV Upload mobil” auf Ihrem mobilen Endgerät installiert und Ihren Zugang freigeschalten haben wird nun beschrieben, wie Sie mit der App “DATEV Upload mobil” Belege digitalisieren bzw. bereits auf Ihrem Mobilgerät vorhandene Belegbilder mit der App erfassen und diese an das DATEV-Rechenzentrum übertragen.
Erfassung von Belegen
- Öffnen Sie die App “DATEV Upload mobil” auf Ihrem Mobilgerät
- Zur Erfassung eines Belegbildes, tippen Sie auf das Plus-Symbol (Dokument hinzufügen) unten rechts.
- Es erscheint eine Auswahl, bei der Sie zwischen den nachfolgenden Möglichkeiten wählen können:
- Neuen Beleg, welcher noch nicht digital auf Ihrem Mobilgerät vorhanden ist: Bitte wählen Sie hierzu in der Auswahlliste Foto aufnehmen. Um die Dateigröße der Belegbilder möglichst gering zu halten, empfehle ich Ihnen die Aufnahmen in Schwarz/Weiß vorzunehmen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit den Blitzer zu verwenden. Sobald die Kamera einen Beleg erkannt hat, wird automatisch eine Aufnahme ausgelöst (Alternativ können Sie in der App einstellen, dass Sie selbst manuell den Auslöser bestätigen).
- Bereits vorhandenen Beleg, welcher schon digital auf Ihrem Mobilgerät vorhanden ist: Bitte wählen Sie hierzu in der Auswahlliste Foto Mediathek. Falls Sie das Foto zuletzt aufgenommen haben, wählen Sie bitte Letztes Foto verwenden.
- Anschließend können Sie dem Belegbild weitere Seiten hinzufügen, das Bild zuschneiden oder löschen.
- Danach tippen Sie auf Foto benutzen, wodurch der erfasste Beleg auf der Seite Dokument angezeigt wird.
- Dieser Vorgang ist für jeden Beleg vorzunehmen und Sie starten wieder bei Punkt 2.
Übertragung der erfassten Belegbilder
- Um die Belege nach dem Erfassen nun an das DATEV-Rechenzentrum elektronisch zu übermitteln, tippen Sie innerhalb der App “DATEV Upload mobil” auf der Seite Dokumente auf den Menüpunkt Zum Upload.
- Zur Übertragung der Belegbilder an das DATEV-Rechenzentrum ist eine Authentifizierung notwendig. Diese erfolgt durch die App “DATEV SmartLogin” durch antippen des Punktes “Zur PIN-Eingabe”. Die App “DATEV SmartLogin” öffnen sich nun.
- Sofern die Authentifizierung erfolgreich war, erfolgt eine entsprechende Meldung.
- Wählen Sie nun aus, welchem Unternehmen (Mandanten) Sie die Dokumente als Beleg in DATEV Unternehmen online zuordnen möchten und um welchen Belegtyp (z.B. Rechnungseingang, Rechnungsausgang) es sich hierbei handelt.
- Zuletzt bestätigen Sie den Upload durch Antippen auf Upload starten. Hierdurch startet der Uploadprozess an das DATEV-Rechenzentrum. Sobald die App alle Dokumente hochgeladen hat, erfolgt eine entsprechende Meldung.
Nachdem die Dokumente nun an die DATEV übertragen wurden, können Sie diese entweder selbst in DATEV Unternehmen online weiter bearbeiten oder die Erfassung erfolgt durch den Steuerberater. Dies hängt davon ab, wie intensiv Sie DATEV Unternehmen online nutzen.
